’
清远市企业家协会
机制管理文件
一、民主选举制度
二、会员大会制度
三、理事会工作制度
四、监事会制度
五、财务管理制度
六、印章、文件管理制度
七、重大活动备案报告制度
八、信息披露制度
九、法定代表人述职制度
十、秘书处工作职责
十一、秘书处员工管理制度
一、民主选举制度
为规范清远市企业家协会的民主选举工作，保障会员依法行使民主选举权利，依据《清远市企业联合会、企业家协会章程》，特制定本制度。
第一条本会选举工作，接受市民政局监督。
第二条 本会会长、副会长、常务理事、理事，需经会员代表大会选举产生。
第三条 本会届中增补或变更会长、副会长、常务理事会、理事，其选举工作由本届理事会负责。增补或变更的候选人由本届理事会全体理事过半数通过表决产生。
第四条 本会换届选举工作，由上一届理事会负责，新一届的会长、副会长、理事候选人，由上一届理事会在广泛征求各方面的意见和认真考察的基础上，并坚持自愿担任的原则征得各候选单位和候选人的同意，由上一届理事会全体理事过半数通过表决产生。如果上一个届理事会未能按规定产生候选人或过半数理事不能履行职责，则应在市社团登记管理机关的监督下，由上一届理事会或会员代表大会，以无记名投票直接推选候选人的形式产生。
第五条 本会选举采取无记名等额投票方式。对正式候选人可以投赞成票、反对票或者弃权票。
第六条 本会每次选举，必须经会员代表大会举手表决产生监票人、唱票人、计票人。正式候选人不得担任监票人，唱票人，计票人。
第七条 投票选举前，应当核实参加选举的会员人数，必须有全体会员的三分之二以上出席，才能进行选举工作；投票选举时所收回的选票等于或者少于实际参加投票人数的选举有效，多于实际参加投票人数的选举无效；候选人获得全体会员的过半数通过才能当选，缺额不补选。
第八条 每一选票所选的人数等于或者少于应选名额的有效，多于应选名额的无效。选票一律用钢笔或圆珠笔填写，符号准确，字迹清楚，书写模糊无法辨认的，全票作废，废票计入选票总数。
第九条 投票结束后，在监票人的监督下，唱票，计票，并在会员代表大会上当场公布选举结果。
第十条 会员代表大会结束后，应把选举结果向所有会员单位通告，并报市社团登记管理机关备案。
第十一条 以威胁，贿赂、伪造选票等不正当手段当选的，其当选无效。
第十二条 本会的选举工作接受市社团登记管理机关监督。
第十三条 本制度经理事会审议通过后生效，并由理事会负责解释。
二、会员大会制度
为规范清远市企业联合会、企业家协会会员大会工作，依据《清远市企业联合会、企业家协会章程》，特制定本制度。
第一条 本会由会员组成会员大会（或会员代表大会，下同）。
第二条 会员大会是协会的最高权力机构，依照国家法律、法规和本行业协会章程的规定行使职权。
第三条 会员大会行使下列职权：
（一）决定协会在法律、法规规定范围内的业务范围和工作职能；
（二）选举或罢免会长、副会长、秘书长（选任制）、理事；
（三）审议理事会、监事会的年度工作报告、年度财务预决算方案；
（四）审议理事会对会员除名的提议；
（五）对协会变更、解散和清算等事项作出决议；
（六）改变或者撤销理事会不适当的决定；
（七）制定或修改章程、组织机构的选举办法；
（八）决定终止事宜；
（九）决定其他重大事宜。
第四条 会员大会每届四年。因特殊情况需提前或延期换届的，须由理事会表决通过，报经社团登记管理机关批准同意。但延期换届最长不超过一年。
第五条 会员大会每两年至少召开一次会议。理事会认为有必要或者五分之一以上的会员提议，可以召开临时会员大会。
第六条 会员大会必须有全体会员的三分之二以上出席；其决议应当由全体会员的过半数通过。
第七条 会员大会应当对所议事项的决定作会议纪要，并向会员公告。
第八条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。
三、理事会工作制度
一、理事会由会员代表大会选举产生，对会员代表大会负责
二、理事会是会员代表大会的执行机构，在会员代表大会闭会期间领导本会开展日常工作。
三、理事会须有三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过方能生效。
四、理事会每年至少召开一次全体会议，特殊情况下可采用通讯形式召开。
五、理事会的职权是：
（一）贯彻、执行会员代表大会通过的各项决议；
（二）对本会活动进行集体领导和监督；
（三）选举产生和罢免会长、副会长和秘书长、副秘书长，确认常务理事人选；
（四）决定会员的吸收或除名；
（五）对内部办事机构和分支机构进行管理，委任有关负责人选；
（六）建立以人、财、物为重点的内部管理制度；
（七）研究制定本会的工作规划和年度工作计划；
（八）筹备召开会员代表大会，向会员代表大会报告工作和财务状况；
（九）接受国内外企业和友好人士对发展个体私营经济的捐赠；
（十）决定其他重大事项。
六、理事的职责是：
（一）带头宣传国家的政策、法律、法规，带头学法、懂法、守法、用法，恪守社会公德和职业道德，加强思想政治工作；
（二）带头学习贯彻上级有关文件，并及时传达到每个会员；
（三）带头诚信经营，文明服务，争做文明民营企业和文明个体工商户；
（四）带头传递各类政策法规经营信息和经验，主动为会员排忧解难；
（五）带头反映会员的合理意见和要求，维护会员的合法权益；
（六）带头组织会员交流生产经营信息，开展劳动致富和扶贫帮困活动；
（七）带头缴纳税费，热心公益事业，积极回报社会；
（八）定期向协会汇报工作情况，认真工作，大胆负责；
（九）带头参加各级工商局、个私协会组织的各项活动，热心协会事业，关心协会发展；
（十）其他相关工作。
四、监事会制度
第一章 监事会的组成
（一）本会监事会成员由三人组成，设监事负责人一名。
（二）本会监事为非专职监事。
（三）监事成员由理事会授权秘书处提名候选人，经理事会或会员代表大会选举产生，并依法办理任免手续。
（四）监事每届任期为5年，可连选连任。
第二章 监事的任职资格
（一）所在公司为协会一般会员单位，热心为协会会员服务，并具备相应工作能力；
（二）坚持党的路线、方针、政策，遵守国家法律法规；
（三）在本行业领域内有较大影响；
（四）身体健康，能坚持正常工作；
（五）未受到任何刑事处罚；
（六）具有完全民事行为能力；
（七）理事会成员不得兼任监事。
第三章 监事会的职权和责任
（一）监督会员代表大会和理事会的选举、罢免；监督理事会履行会员代表大会的决议；
（二）检查协会财务和会计资料，向登记管理机关以及税务、会计主管部门反映情况；
（三）监事列席理事会会议，有权向理事会提出质询和建议；
（四）监督理事会遵守法律和章程的情况。当会长、副会长、秘书长等管理人员的行为损害协会利益时，要求其予以纠正，必要时向会员代表大会或政府相关部门报告；监事会应当遵守有关法律法规和协会的章程，接受会员代表大会领导，切实履行职责。
（五）监事行使以下权利：
（1）召集和主持监事会议，决定是否召开临时监事会议；
（2）检查监事会决议的实施情况，并向监事会报告决议的执行结果；
（3）向会员代表大会或政府相关部门报告工作；
（4）签署监事会议的决议和建议；
（5）协会章程规定的其它权利。
（六）监事应发行以下责任：
（1）遵守协会章程，严格执行监事会会议决议，保守机密，忠实发行监督职责；
（2）工作中违反法律、法规或者协会章程的规定，给协会造成损害的，应承担相应责任。
（3）对监事会议决承担责任。监事会议决议致使协会利益和员工合法权益遭受损害的，参加决议的监事应负相应责任；但表决时曾表示异议并记载于会议记录的，该监事可免除负责。
第四章 监事的议事规则
（一）监事每年应制度年度工作计划，按照工作计划，有步骤地推进监督工作。监事应及时掌握协会运行中的重大情况，实施重大监督事项报告制度，对协会在运行中已经和可能造成国有资产重大损失的行为，协会及协会高级管理人员违反法律、法规或严重违纪的行为，应按有关规定及时向会员代表大会和协会登记管理机构报告。
（二）监事会议方式主要采用定期会议、日常会议和专题会议的形式进行。监事会议一般每年至少召开一次，监事要求召开临时监事会会议时，由监事会主席决定；当三分之一以上监事提议召开监事会会议时，应及时召开。
（三）监事会议召开的前七天，应将会议时间、地点、议题、表决事项以书面形式通知所有监事。
（四）监事因故不能参加监事会议，可事先提交书面意见或书面表决，也可书面委托其他监事，委托书应注明授权事项。监事负责人因故不能出席监事会议的，可指定监事代为主持会议。
（五）监事决议应经全体监事过半数同意方为有效。
监事决议的表决，应采取记名表决方式，每一监事有一表决权；当赞成票和反对票相等时，监事负责人有多投一票的权利。
（六）监事的决议应形成书面文件，出席会议的监事和记录员应在会议记录上签名，并由监事负责人签发，报送有关部门备案。
（七）监事决议应指定监事执行，并由指定监事报告执行情况。监事应建立监事决议执行情况记录。
第五章 附 则
（一）协会应为监事提供必要的办公条件和经费，并按财务规定列支。
（二）本规则未尽事宜，按国家有关法律、法规和协会章程规定执行。本规则由监事负责解释。
（三）本制度经2010年理事会审议后通过，2010年11月1日起实施。
五、财务管理制度
第一条：为规范本会经费的使用，使协会的各项活动有章可循，特制定本制度。
第二条：财务工作职责和管理
1、 协会职请有专业资格的会计人员，会计不得兼任出纳。
2、 协会财务工作人员应严格执行《民间非营利组织会计制度》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》等有关法律法规。
3、 秘书处负责编制年度收支计划，固定资产购买和资产的清查盘点工作。
4、 财务工作人员要根据协会 的收支情况，编制财务报表。按期报会长（法人代表）和秘书长，年度财务报表报社团登记管理机关。
5、 负责应收款、应付款和现金银行存款的管理，以及日常经费报销工作，并做好清算拖欠款及催收工作，保证资金的完整和安全。
6、 财务报销要履行手续，要制作合法的报销凭证，必须由经办人、证明人签名，并注明原因及用途，经会计人员审核后经法人代表签报。
7、 会计人员调作或离职时，必须与接管人员办清交接手续。协会换届或更换法定代表人之前，必须接受财务审计。
8、 因公出差需借款的额度由秘书长审批。
9、 协会工作人员的工资福利参照事业单位由秘书处讨论决定。
六、财务管理制度
第一条：为规范本会经费的使用，使协会的各项活动有章可循，特制定本制度。
第二条：财务工作职责和管理
1、 协会职请有专业资格的会计人员，会计不得兼任出纳。
2、 协会财务工作人员应严格执行《民间非营利组织会计制度》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》等有关法律法规。
3、 秘书处负责编制年度收支计划，固定资产购买和资产的清查盘点工作。
4、 财务工作人员要根据协会 的收支情况，编制财务报表。按期报会长（法人代表）和秘书长，年度财务报表报社团登记管理机关。
5、 负责应收款、应付款和现金银行存款的管理，以及日常经费报销工作，并做好清算拖欠款及催收工作，保证资金的完整和安全。
6、 财务报销要履行手续，要制作合法的报销凭证，必须由经办人、证明人签名，并注明原因及用途，经会计人员审核后经法人代表签报。
7、 会计人员调作或离职时，必须与接管人员办清交接手续。协会换届或更换法定代表人之前，必须接受财务审计。
8、 因公出差需借款的额度由秘书长审批。
9、 协会工作人员的工资福利参照事业单位由秘书处讨论决定。
七、印章、文件管理制度
第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《清远市企业联合会、企业家协会章程》，特制定本制度。
第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。
第三条 秘书处行文使用两个文号，即“清联合会字”和“清企协字”。“清联合会字”适用于以本会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖本会印章。“清企协字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。
第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
第五条 以 “清联合会字”发出的各类文件需经本会会长签发，以“清企协字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。
第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
第七条 各类文件行文需使用《清远市企业联合会、企业家协会行文呈批表》。
第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第九条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《清远市企业联合会、企业家协会文件传阅处理表》，报秘书长或会长阅批。
第十条 每年联合会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
第十一条 本会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。
第十三条 “清远市企业联合会、企业家协会”、“清远市企业联合会秘书处”印章使用的审批权限由本会会长联席会审议核定。
第十四条 本会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。
第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。
第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。
第十七条 本制度经常务理事会审议通过后生效，由会长联席会解释。
八、重大活动备案报告制度
第一条 为规范本会重大活动的管理工作，提高本会工作的透明度，维护会员的合法权益，依据《清远市企业联合会、企业家协会章程》制定本制度。
第二条 本制度所称重大活动备案报告是指将可能对本行业产生重大影响的活动在规定的时间内，以备案的方式向业务指导单位和社团登记管理机关报告的行为。
第三条 本会重大活动应当严格遵守国家法律法规和《章程》的有关规定，维护会员的合法权益，体现会员的意志，有利于促进行业的健康发展。同时，活动不能影响社会稳定、损害社会公众利益。
第四条 本会重大活动的内容：
（一）会员大会；
（二）修改章程；
（三）创办经济实体或技术平台；
（四）重大的学术活动；
（五）大型的展览展销活动；
（六）涉外（包括港、澳、台地区）活动；
（七）开展评比、达标、表彰活动；
（八）接受境外五万元以上的捐赠或赞助；
（九）对本行业有重大影响的诉讼活动；
（十）其他重大活动。
第五条 本会做出本制度第四条内容之一的决定，从决定之日起7天内应当向相关业务指导单位和登记管理机关备案。其中，开展业内评比、达标、表彰活动的，应经会员大会通过，并经有关部门批准后报登记管理机关审核备案。修改章程的，按照本会章程规定，在会员大会通过后30天内，报登记管理机关核准。开展其他内容的，由协会向登记管理机关和业务指导单位书面报告即可。
第六条 本会重大事项备案报告均以书面形式，主要内容包括：活动的内容、方式、规模、参加人员、时间、地点、经费等方面。
第七条 本会重大事项备案报告送达后，经受理机关审查，认为活动有违反法律、法规和政策或本会《章程》时，本会应立即停止活动，或进行纠偏后再开展活动。
第八条 重大活动开展结束后，需将重大活动开展成效评估、社会影响、存在问题、下一步打算等综合情况，书面报告登记管理机关和相应的业务指导单位。
第九条 本会秘书处应及时、完整保存重大活动备案报告资料，规范归档保管。
第十条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。
九、信息披露制度
第一条 为规范本会的信息披露工作，确保信息披露的真实、准确、完整、及时、公平，促进本会规范运作，维护会员的合法权益，依据《清远市企业联合会、企业家协会章程》制定本制度。
第二条 本制度所称信息披露是指将可能对本行业产生重大影响而会员尚未得知的信息，在规定的时间内，以规定的方式向会员或社会公布的行为。
第三条 本会信息披露的内容包括定期报告和临时报告。年度报告为定期报告，其他报告为临时报告。社团登记管理机关认为有必要披露的信息，也应当予以披露。临时报告内容包括以下几方面：
（一）会员大会（或会员代表大会）、理事会或常务理事会的决议；
（二） 对行业发展可能产生重大影响的信息；
（三） 本会的财务情况；
（四） 本会接受国家拨款或者社会捐赠、资助的资金使用情况；
（五）本会接受政府职能委托、授权、转移情况；
（六）本会开展评比、达标、表彰活动的情况；
第四条 信息披露是本会的持续责任，本会应该忠实诚信地履行信息披露的义务。本会应真实、准确、完整、及时、公开地报送及披露信息，确保没有虚假、误导性陈述和重大遗漏。年度报告、登记管理机关指定的、接受政府拨款或社会资金等信息披露的载体是公开的报刊或者广东省民间组织总会网站，其他信息披露，可在本会内部刊物、网站等。
第五条 本会发现已披露的信息有错误、遗漏或误导时，应及时发布更正公告、补充公告或澄清失实公告。
第六条 本会理事会授权秘书处负责组织和协调本会信息披露事务。
第七条 信息披露前应严格履行下列程序: